Estamos na era da informação. Isto é fato. Informação hoje tem tanto valor quanto petróleo, ouro e outros produtos.
Com isso as empresas e até mesmos consultores e prestadores de serviços individuais estão gerando informações constantemente. Essas informações vão desde sistemas de cadeia de produção de produtos, à informação que é disponibilizada ao cliente em um serviço prestado.
Notas fiscais, Ordens de serviço são incluídas. As informações financeiras e administrativas são informações preciosas que devem ter constante vigilância.
À medida que a empresa cresce, seu volume de dados aumenta exponencialmente e seus recursos de armazenamento diminuem na ordem inversa. Deixando de lado como é organizado estes dados, com um sistema encomendado ou um ERP ou CRM, um servidor local ou em nuvem, há um erro comum: muitas empresas sequer conhecem a natureza dos dados que estão sendo armazenados.
Vemos na prática investimentos em ferramentas altamente eficientes, mas com uma falta de análise por parte das partes envolvidas (setores que devem operar o sistema, gestores que não conhecem ou apenas “tocam o negócio”) que acabam por armazenar “tudo”.
Quem trabalha com TI, já ouviu muitas vezes: guarda tudo, depois vemos o que pode ser eliminado. Ou mesmo, implantando um sistema, ter que criar vários tipos de campos em Banco de Dados, pois o cliente fiz que pode precisar num futuro daquela informação.
Hoje muitas empresas estão se afastando de um sistema que armazena tudo e procurando soluções que seja capaz de identificar e armazenar apenas dados essenciais, com informações valiosas ou críticas para os negócios. Isso tudo faz parte de ESG e o conceito foca em não gerar o famoso Dark Data, e aumentar o volume de dados.
Além de um sistema enxuto que possa entregar um dashboard realmente sintético com informações valiosas, não podemos esquecer desses recursos que custam muito em armazenamento:
- E-mails: devemos otimizar o uso e verificar realmente o que é relevante e tirar aquela ideia de salvar todos os e-mails desde que entrou na empresa.
- Documentos Paralelos: criar planilhas ou documentos adicionais para controlar o que já é feito e armazenado em um sistema dentro da empresa.
- Documentos Duplicados: Várias versões ou arquivos duplicados espalhados por diversas pastas.
Esse lembrete da forma como armazenamos informações, ajuda muito na forma de se trabalhar e gerar informações relevantes.
Se hoje você enfrenta alguma dificuldade com falta de local para armazenamento de informações ou mesmo um sistema lento por um banco de dados inchado, antes de contratar mais recursos, aconselho em uma primeira etapa, verificar o que realmente deve ser armazenado, envolvendo todas as áreas e pessoas necessárias, colocando o mindset de armazenar somente o necessário e que é relevante para o bom andamento do negócio.
Você verá o quanto armazenamos dados desnecessários ou que já não precisamos mais.
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