Hoje vamos falar de um assunto que na minha opinião, é um importante fator para aquisição e o futuro dos negócios: Modelo Híbrido de trabalho.

Pós dois anos de pandemia praticamente, agora é o momento ideal de traçar estratégias de futuro. Colocar agora um método de trabalho que se adeque e alinhe a nova tendencia de inovação com tecnologia para oferecer experiências diferenciadas ao seu cliente e sobretudo aos seus colaboradores, será o que deverá guiar os negócios.

E vai aqui o formato, onde quem tem hoje um escritório com seus colaboradores trabalhando fixamente, pode pensar em adotar o híbrido, para avaliar e enxugar custos e criar uma flexibilidade para o futuro, com pessoas em home office, localmente quando necessário e até mesmo adicionar freelancers em serviços esporádicos.

O cenário que vem se estabelecendo, temos as empresas que estão querendo andar para trás e exigir a volta aos escritórios. Mas o que vem sendo ideal em locais que estão escalando faturamento, negócios e conquistando clientes tem sido deixar colaboradores chave e pensantes em Home Office parcial e semanalmente, quinzenalmente ou mesmo mensalmente, criar um ambiente, para criação de sinergia, resolução de problemas de formas criativas ou mesmo com mais incisividade. Todos sabemos que uma equipe muitas vezes sente a necessidade de conversar, ter contato físico, para trabalhar de maneira mais focada e ter o feedback necessário. Isto pode acontecer, usando Coworkings onde dentro do planejamento de encontros, serão locais que já estão preparados e tem infraestrutura para abrigar esporadicamente a equipe.

Como custo, é desnecessário os custos fixos de se manter um escritório, como aluguel (que não tem local proprietário), energia, água e todo o kit necessário. Claro, que as empresas com mais visão, criaram um auxílio de custo remoto e colaborar com os custos do funcionário. Mas vamos realizar que dependendo do local e tipo de negócio, os custos caíram drasticamente. Há empresas dizendo que vem economizando até 60% de seus custos fixos utilizando esta estratégia.

Fechando a ideia, segundo Gartner, muitos funcionários chamados Globais (chave e pensantes, necessários a qualquer negócio) procuram e se preparam para até o final de 2023 estar trabalhando de forma híbrida (a previsão é de 4 a cada 10).

Muitos perguntam: mas como isto é possível? A pandemia já acabou e tem necessidade mesmo?

Sim, principalmente para a aquisição dos melhores talentos do mercado. Além disso, a automação de processos e uso futuro de robôs, deixaram as pessoas em casa.

Por agora, o híbrido não precisa de um investimento muito alto, que já foi feito com a necessidade de deixar o funcionário em Home Office no passado. Deixo aqui alguns itens, que podem proporcionar este modelo, se você ainda não implantou:

• Uso de Infraestutura em Nuvem: Não basta colocar o funcionário em casa e ter internet.  Ou mesmo o coworking ter o “basicão” com Internet, ar, café etc. Temos que ter soluções em nuvem, que possa compartilhar dados como arquivos, um mensageiro além do Whatsapp, como Teams ou Slack, Softwares de Reunião como Zoom, Google Meet e outros. Pode até mesmo ser necessário o uso de VOIP, que agilize a comunicação com clientes e outros membros da equipe.
• Softwares de Controle: Ter sua aplicação de controle do fluxo da empresa como CRM, ERP ou mesmo um simples software que controle o financeiro ou sua atividade, tem que estar funcionando remotamente. Além disso, temos hoje opções como o ponto eletrônico que funcione remotamente e possa controlar as horas do colaborador. Não esqueçamos, que hoje, há funcionários que podem trabalhar menos, ou fazendo horas extras e trabalhando em excesso, que também causa transtornos. Fora estes dois exemplos, temos os softwares de colaboração como o Slack e o já citado MS Teams, que podemos ter o escritório virtualmente, com conversas, locais para fazer Brainstorms, anotações, tudo para que o time esteja funcionando em plena sintonia.

Aqui na Helix, implantamos em clientes de contratos, ferramentas e softwares de controles no período do auge da pandemia e foram criados ajustes, de acordo com o perfil do cliente, onde os mais radicais simplesmente fecharam o negócio local e outros mantem um ambiente híbrido e estão realizando seus serviços e criando uma experiência positiva para seus clientes.

O exigido no momento é visão e energia por parte de Gestores e donos de negócios, principalmente dos negócios que prestam serviços, para poder criar e adaptar processos e ajudar os colaboradores a trabalharem de forma otimizada e criar qualidade de vida.

E finalizando, vamos utilizar tecnologia. Transformar Digitalmente seu negócio, não se apegar em como era feito e sim verificar como pode ser feito, através das ferramentas citadas. Lembrando que uma consultoria terceirizada especializada ou verificar com seu time interno de TI e ver ele como um parceiro de negócios, criarão atalhos e evitarão futuros problemas.

Creio piamente, que as empresas que exigem a volta, estão ficando muito atrás de seus concorrentes. Ter funcionários somente em casa não é viável, mas o modelo híbrido é o ideal para os próximos anos e futuro dos negócios.

Forte abraço!

Atualizado em 26 de outubro de 2023

Quer saber mais sobre modelo híbrido? Segue um modelo de implantação e solução realizada aqui pela Helix TI.

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Não falarei sobre os prós e contras, pois isto está amplamente sendo divulgado e mesmo tendo dicas de aumento da produtividade agora que muita gente já está em casa devido ao caso da Pandemia do Corona Vírus.

A visão que quero colocar aqui é sobre negócio/tecnologia. Na prática, muitos negócios que já operam on line como e-commerce ou corpos de vendas que operam remotamente não sentiram o baque. Empresas multinacionais que operam negócios pelo mundo e já possuem ferramentas para comunicação e sistemas que consolidam seus ativos e operações via Internet, só tiveram o trabalho de decidir quem fica na empresa e quem pode ficar trabalhando de casa.

Mas vejo que a camada de negócios das médias tradicionais e pequenas empresas, com exceções de empresas de tecnologia desse porte, estão quebrando a cabeça e não podem ou não conseguem deixar seus colaboradores trabalhando no “Home Office”. Isso devido a um déficit de tecnologia ou mesmo nunca pensaram que poderiam ter essa necessidade tão urgente.

Temos muitos lugares ainda operando com sistemas mais antigos e necessitam de um servidor local onde todos tem acesso as informações nele contidas. Com isso, como fazer para acessar de casa? Outro caso são locais que se apoiam ainda em impressões que geram papéis que são trocados localmente pelos colaboradores. Um processo ainda do começo do século, onde remotamente, como os colaboradores podem trocar essas informações impressas para poder tomar decisões ou mesmo executar suas funções?

São desafios que podem com ferramentas simples e pouco investimento, serem superados e colocar sua empresa em um outro patamar e conseguir desde redução de custos ao aumento de produtividade. Não esqueçamos também que as novas gerações de colaboradores da empresa enxergam valor e tem como uma das suas prioridades Home Office.

Vou citar aqui algumas ferramentas que podem ajudar na Transformação Digital e deixar o Home Office uma realidade:

• VPN – um túnel via internet que pode deixar seus dados e sistemas locais da empresa disponíveis remotamente.
• Slack ou Microsot Teams – são softwares colaborativos on line, que criam praticamente um escritório virtual, onde ao logar, você e seus colaboradores estarão aptos a se comunicarem, realizar reuniões, anexar arquivos, compartilhar agendas e até mesmo futuramente substituir e-mails, num processo bem estruturado.
• Zoom – Ferramenta de comunicação que pode gerar reuniões ou apresentações virtuais entre equipe, clientes, fornecedores e quem mais interessar.
• VOIP – Dezenas de soluções de Telefonia via Internet IP existem e podem fazer com que sua empresa se comunique em qualquer dispositivo e com qualidade. Não esqueçamos, que qualidade em comunicação reduz atritos. E estar disponível é uma ordem nos dias de hoje para uma melhor experiência do usuário e cliente.

Essas são ferramentas que surgiram recentemente e que já estruturam muito bem uma operação pensada para operar tanto remotamente quanto localmente. Isto faz a diferença. Isto sem contar as ferramentas já consolidadas como Whatsapp e e-mail. Por incrível que pareça, tem muita gente ainda que só usa o e-mail no computador. Não explora as possibilidades do webmail e configuração no celular.

E para finalizar, não esqueçamos da segurança. Tudo isto citado, deve ser bem pensado e estruturado, para que a segurança não seja comprometida. Lembre-se: a informação hoje tem um valor incalculável. Um vazamento (intencional ou não) pode comprometer seus dados, dos clientes ou mesmo gerar a perda de um grande investimento. Todas essas ferramentas bem configuradas e com processo geram a desejada Transformação Digital.

Como diz o título, hoje foi uma necessidade. Sabemos que muitos fizeram alguns procedimentos ou colocaram ferramentas correndo para o acesso remoto devido a necessidade.

 Mas pense que isto será o futuro e você e seu negócio tem que estar preparado!

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1 – Fácil instalação

Diferente da telefonia tradicional, onde devemos criar uma infraestrutura para Voz, com cabos e pontos específicos para isto, com VOIP isto cai por terra. Você tendo um ponto de rede comum, você pode já aproveitar e colocar um Aparelho VOIP e sair falando. Até mesmo em um projeto bem feito, usar o wifi com um softphone, pode substituir a telefonia tradicional e usar no próprio computador para fazer e receber ligações.

2 – Escalabilidade

Sua empresa está crescendo sem parar e num ritmo agressivo? Nada melhor que o VOIP. Para ampliar número de ramais, basta apenas mais pontos de redes e dimensionar a banda de internet e pronto. Não precisamos nos preocupar em upgrades complicados e caros com centrais telefônicas ou mesmo adquirir outra central que já chegou no seu limite. Fora que o aumento e upgrade pode ser feito em um tempo 10 vezes menor que em centrais telefônicas.

3 – Recursos sem fim

Seu nível de controle e aumento de formas de comunicação será ampliado. Você terá relatórios mais completos sobre as ligações, poderá ter uma granularidade de perfis de usuários limitando ou ampliando quais os tipos de ligações podem e devem ser feitas.

Fora isso, você pode ter uma caixa postal personalizada, direcionar para seu celular quando necessário em eventualidades e mesmo com um software apropriado ter o seu celular funcionando como ramal.

Você pode ainda ter salas personalizadas para Phonecalls com logins e senhas e integração com seu software corporativo de mensagens instantâneas como Skype for Business.

O céu é o limite

4 – Economia

Este é um dos fatores. Por mais que você tenha uma operadora que diga que pode ligar sem limites, isso se aplica geralmente a localidade. Se empresa necessita ligar para estados que a operadora não atua, será cobrado a parte. Se a empresa tem necessidades internacionais nenhuma operadora geralmente cobre sem valores adicionais.

Com o VOIP ele sempre verificará a região e fazer essa ligação localmente. Mesmo sendo em outros países.

Temos a questão também de empresas com múltiplas localidades, onde você tem que contratar no local uma operadora para ter um número. Por mais que fale a vontade, tem o custo para o serviço básico. Com VOIP, não há essa necessidade. Se a operação é simples, basta colocar um ramal na ponta, sem necessidade de números adicionais.

Se você está atuando por minutagem, há a possibilidade de comprar pacotes e trabalhar como se fosse um pré-pago e fixar seus gastos.

Como vemos acima, as vantagens são muitas: economia, controle e alta tecnologia, ampliando sua forma de comunicação.

Investir nesse ramo de comunicação é o futuro, onde até mesmo as operadoras oferecerão pacotes para trabalhar dessa forma.

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Simplificando seu funcionamento, através do link que temos acesso a Internet, podemos utilizar o mesmo para recebermos e fazermos ligações. Isto pode ser feito de várias maneiras hoje em dia, mas basicamente podemos ter o PABX (nada mais que um servidor) no local ou utilizar esse mesmo PABX em um data center em nuvem.

A pergunta é: mas por que fazer isto? Tenho hoje um PABX meus ramais e uma operadora. Ok, mas quem faz a gestão deve concordar que há alguns inconvenientes. Geralmente, exige-se uma infraestrutura apenas para a Telefonia e os equipamentos necessários ao PABX comum precisam de manutenção e trocas frequentes. Isso sem contar as despesas com ampliações de placas ou upgrades no próprio PABX.

Mas o verdadeiro “pulo do gato” desta tecnologia está no custo. Com ela você poderá realizar ligações entre unidades remotas da mesma empresa a custo praticamente zero, ramal a ramal. Ainda ganha ao fazer ligações externas, pois as operadoras VOIP estão preparadas e aquela ligação DDD ou DDI, transforma-se em uma ligação local, independentemente do local que precisamos falar. Muitas empresas estão encontrando reduções enormes para falar com outras regiões em um país continental como o Brasil e até mesmo internacionalmente.

Fora isso, temos reduções de custos com controle efetivo sobre ligações, onde a configuração, controle e relatórios passam a ser facilitados. Isto transforma-se em um bem intangível, onde em alguns casos, cortamos custos fechando ramais que só precisam receber ligações, controle de minutagem das ligações efetuadas, consequentemente aumentando a produtividade.

Citando ainda alta tecnologia, agregamos serviços extras, como levar seu ramal em um celular comum com um APP para essa finalidade, onde tendo um sinal de Internet (4G ou Wifi), você tem seu ramal disponível e os benefícios do PABX.  A segurança também passa a ter um grande avanço pois tudo se passa utilizando criptografia das chamadas.

Muitas companhias preocupadas com custo de escalabilidade, tem feito a migração direta na nuvem, onde com isso elimina-se a necessidade de um PABX em cada local, comprando apenas telefones IP ou usando softwares no computador ou celular.

Mas então só temos vantagem? Claro que não, pois como dito para termos telefonia geralmente atrelamos isto ao nosso link de Internet. Portanto um projeto deste porte deve-se ter um excelente planejamento com fornecedores confiáveis, para que a economia não venha a se tornar um inconveniente.

Mas vale a penas? E como vale. Há caso de empresas que chegavam a gastar até 400% por cento a mais com ligações e constantes manutenções/expansões no sistema tradicional.

Na prática, eu pessoalmente presenciei consideráveis 60% de economia em sistemas que implantei e gerenciei, onde a escalabilidade e facilidade de gestão foi impossível mensurar, trazendo agilidade e produtividade sem igual.

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