Olá a todos,
Início esse artigo fazendo uma pergunta: quanto tempo você passa vendo seus e-mails?
Realizando consultorias e dando soluções por anos, é comum conversar com gestores que dizem ser um pesadelo verificar suas caixas de e-mails. Muitas vezes alguns dizem considerar uma perda de tempo e que muitos colaboradores e até mesmo clientes, não sabem fazer uso dele.
Isto é uma realidade, onde o e-mail passou a ser uma forma de se livrar de algo que está pendente ou mesmo é mandado e-mail com cópia até “para o Papa”. Trabalhando em grandes corporações, tive sempre instruções como líder de TI, doutrinar os colaboradores a usar o e-mail racionalmente, onde o mesmo deve ser utilizado como mais uma forma de comunicação além do telefone, dos softwares de comunicação instantâneos e outros.
E como fazemos então, onde muitos acreditam que e-mail é documento legal (o que na realidade não é) ou mesmo usa sua caixa de e-mail como se fosse um “banco de dados”?
Utilizamos um software de gestão para empresas.
Aqui está o pulo do gato. Claro que empresas que são apenas uma ou duas pessoas, acabam usando apenas o e-mail com poucos clientes e acabam dando conta do recado. Quando aumenta o volume de serviço e começa a contratação de mais membros da equipe, o e-mail acaba sendo gargalo. Quem nunca se perdeu em várias versões de documentos enviados em vários e-mails e tem que ficar caçando dentro da caixa qual era a versão correta?
Um software de gestão como um CRM por exemplo, cria um método de trabalho, organizando por cliente, anexando arquivos e contratos, controlando até mesmo quando foi entrado em contato pelo cliente pela última vez.
Existem muitos outros também, como o ERP que pode controlar o fluxo de trabalho e recursos para execuções de serviços. Ou mesmo em um negócio simples, há softwares focados naquele segmento (clínicas, escritórios contabilidade etc.).
Muitos poderão dizer, que encomendar um software é caro. Sim, um software sob medida com o perfil da empresa e seus processos, nem sempre é barato. Porém não esqueçamos, que isto geralmente é feito em empresas com um número grande de funcionários e algum negócio específico. Com o advento da nuvem temos uma infinidade de softwares on line que podem te atender. Mesmo alguns chamados “softwares de caixinha”, podem ajudar e muito em quem não tem um acesso Internet ou uma estrutura com segurança e os dispositivos necessários.
Você verá a produtividade e a organização aumentar ou mesmo virar a chave de uma empresa que trabalha em cima do fluxo de envio e recebimentos de e-mails.
Só faço a ressalva de sempre procurar um profissional de TI (principalmente um que trabalhe como um MSP) que possa te orientar dentro de sua estrutura atual, um software que agregue e não vire apenas mais uma burocracia.
Não deixe se afogar pelo volume de e-mails e deixe a inovação e a tecnologia aumentar a produtividade do seu negócio.
